Guía completa del módulo de Finanzas
El módulo de Finanzas es el centro de control económico de tu taller. Desde aquí puedes ver cuánto dinero entra, cuánto sale, cuánto ganas realmente y qué te deben tus clientes. Todo en un solo lugar.
Para acceder, ve a Administración → Finanzas en el menú lateral.
Resumen financiero
El Resumen es lo primero que ves al entrar a Finanzas. Es como el tablero de instrumentos de un auto: te muestra los números más importantes del mes de un vistazo.
Selector de período
En la parte superior puedes elegir el mes y el año que quieres consultar. Todos los números del resumen cambian según el período seleccionado. Puedes revisar meses anteriores para comparar cómo va tu negocio.
Dos formas de ver tus números
El resumen tiene dos vistas que puedes alternar con los botones Flujo de caja y Rentabilidad:
Vista: Flujo de caja
Esta vista responde a la pregunta: ¿cuánto dinero se movió?
Muestra los montos brutos (con IVA incluido), es decir, el dinero real que entró y salió de tu caja.
Estado de flujo de caja — Es una tarjeta con 4 números que se leen de izquierda a derecha como una ecuación:
Debajo de cada cifra se muestra un indicador con flecha que compara con el mes anterior.
Detalle de entradas — Desglosa de dónde vino el dinero:
Detalle de salidas — Desglosa en qué se fue el dinero:
Vista: Rentabilidad
Esta vista responde a la pregunta: ¿cuánto gané realmente?
Aquí todos los montos son sin IVA (netos). Esto es importante porque el IVA no es plata tuya: es un impuesto que cobras por cuenta del gobierno y luego lo devuelves. Para saber tu ganancia real, hay que sacarlo de la ecuación.
La vista muestra un Estado de resultados simplificado que se lee de arriba a abajo, paso a paso:
Paso 1 — Ventas netas: Lo que facturaste sin IVA, descontando devoluciones.
Paso 2 — Costo de lo vendido (COGS): Lo que te costaron los productos y servicios que vendiste. Este dato viene del "precio de costo" que le pones a cada producto y servicio en tu catálogo.
Paso 3 — Margen bruto: Ventas netas menos costo de lo vendido. Es lo que te queda antes de pagar los gastos del taller. Si tu margen bruto es del 40%, significa que de cada $100 que vendes, $40 quedan después de pagar lo que costaron los productos.
Paso 4 — Gastos de operación: Todo lo que gastas para mantener el taller funcionando. Se desglosa en gastos fijos, gastos variables y sueldos.
Paso 5 — Resultado operacional: Margen bruto menos gastos de operación. Es la ganancia real del giro de tu negocio. Un margen operacional sobre 15% es saludable.
Paso 6 — Otros movimientos: Cosas fuera del giro normal del taller, como compras de stock, equipamiento, otros ingresos y egresos.
Paso 7 — Resultado del mes: La ganancia (o pérdida) final. Si es positivo y verde, ganaste dinero. Si es negativo y rojo, perdiste.
Evolución mensual
Debajo del resumen hay un gráfico de líneas que muestra la evolución de los últimos 12 meses con tres líneas: Ingresos (verde), Egresos (roja) y Utilidad (azul). Puedes hacer clic en los nombres para mostrar u ocultar cada una.
Ranking de rentabilidad
Una tabla que muestra tus productos y servicios ordenados por margen de ganancia. Puedes filtrar por "Todos", "Productos" o "Servicios", y ordenar por margen, venta o unidades vendidas.
Indicadores del mes (KPIs)
IVA del mes
Muestra el balance del IVA:
Medios de pago
Muestra cómo pagaron tus clientes (entradas) y cómo pagaste tú (salidas), separado por método: efectivo, transferencia, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque u otro.
Descargar PDF
Al final del resumen puedes descargar un reporte en PDF del período seleccionado.
Movimientos
La pestaña Movimientos es el registro completo de todas las transacciones financieras. Cada vez que entra o sale dinero, aparece aquí automáticamente.
¿Qué es un movimiento?
Un movimiento es cualquier entrada o salida de dinero. Cada uno tiene: fecha, tipo, descripción, método de pago y monto (con "+" verde si es entrada o "−" rojo si es salida).
Filtros disponibles
Puedes filtrar por: búsqueda, dirección (entradas/salidas), tipo de pago, método de pago, empleado y rango de fechas.
Acciones
Cajas
La pestaña Cajas te permite llevar el control del efectivo del día a día, similar a como funciona una caja registradora física.
¿Para qué sirve la caja?
Si tu taller maneja efectivo, la caja te permite:
Abrir caja
Para empezar el día, haz clic en Abrir caja e ingresa el monto de apertura. Solo puede haber una caja abierta a la vez. Mientras está abierta, aparece una tarjeta verde con el estado actual.
Durante el día
Todos los cobros y pagos se vinculan automáticamente a la caja (si está habilitado en Ajustes). Si necesitas hacer un movimiento manual, puedes registrar un depósito o un retiro desde el detalle de la caja abierta.
Detalle de la caja abierta
Al hacer clic en la tarjeta verde ves:
Cerrar caja
Al final del día, haz clic en Cerrar caja e ingresa el monto de cierre (cuánto efectivo contaste). Se compara con el saldo esperado (apertura + ingresos en efectivo − egresos en efectivo).
Puedes agregar notas al cierre para explicar cualquier diferencia.
Historial de cajas
Debajo de la caja activa aparece el historial de todas las cajas cerradas. Puedes hacer clic en cualquiera para ver el detalle completo.
Reporte PDF
Desde el detalle de una caja cerrada puedes descargar un reporte en PDF.
Gastos fijos
Los Gastos fijos son los gastos que tienes todos los meses de forma recurrente: arriendo del local, servicios básicos, seguros, etc.
¿Por qué registrarlos?
Es importante registrarlos para que el resumen financiero refleje la realidad. Si no registras tus gastos fijos, el resumen te va a mostrar que ganas más de lo que realmente ganas.
Crear un gasto fijo
Haz clic en Nuevo gasto fijo y completa: nombre, categoría, monto mensual, día de vencimiento, medio de pago habitual y estado (activo o archivado).
Registrar el pago mensual
Cada mes debes registrar que pagaste el gasto fijo:
Estado en la lista
Cada gasto fijo muestra un badge Pagado (verde) o Pendiente (amarillo) para el mes actual.
IVA en gastos fijos
Cuando activas IVA: ingresa el monto total, elige la tasa (por defecto 19%), y el sistema calcula neto e IVA automáticamente. Este IVA se suma al IVA pagado en el resumen.
Gastos variables
Los Gastos variables son gastos puntuales que no se repiten necesariamente cada mes: insumos de limpieza, reparaciones del taller, publicidad, etc.
Diferencia con gastos fijos
Crear un gasto variable
Haz clic en Nuevo gasto y completa: descripción, monto, categoría, fecha, medio de pago, IVA (opcional) e imagen de factura/boleta (opcional).
Gestión
Compras a proveedores
La pestaña Compras te permite registrar y gestionar las órdenes de compra a tus proveedores.
Crear una orden de compra
Estados de una compra
Registrar pago
Puedes registrar pago total o parcial. El estado se muestra como Pagado (verde), Parcial (amarillo) o Pendiente (rojo). Al pagar puedes indicar si incluye IVA.
Funciones adicionales
Equipamiento
La pestaña Equipamiento te permite registrar los activos fijos de tu taller: herramientas, maquinaria, mobiliario, tecnología, vehículos, etc.
¿Para qué registrar el equipamiento?
Crear un equipo
Dos pasos: información general (nombre, categoría, marca, modelo, serial, estado, condición, ubicación) y datos de compra (fecha, precio, proveedor, factura, garantía, medio de pago, imagen).
Estados
Garantía
Si registras fecha de vencimiento de garantía: rojo si ya venció, amarillo si vence en menos de 30 días.
Sueldos y comisiones
La pestaña Sueldos te permite calcular y registrar los pagos a tu equipo, incluyendo sueldos base y comisiones por ventas.
Tres opciones principales
1. Registrar sueldo (sin comisión): Pago simple sin cálculo automático de comisiones.
2. Calcular comisiones: Selecciona un empleado y un período. El sistema calcula automáticamente las comisiones basándose en sus ventas:
3. Historial de pagos: Consulta todos los sueldos y comisiones pagados.
¿Cómo funcionan las comisiones?
Cada empleado tiene en su perfil:
El sistema calcula la comisión sobre cada item vendido por el empleado en el período seleccionado.
Cobranza
La pestaña Cobranza te ayuda a gestionar las cuentas por cobrar (dinero que tus clientes te deben).
Informe de antigüedad
Agrupa las deudas por edad:
Tres sub-pestañas
Acciones de cobro
Conceptos importantes
¿Qué es el IVA y cómo funciona en la app?
El IVA es un impuesto sobre bienes y servicios. Cuando vendes, cobras IVA (débito fiscal). Cuando compras, pagas IVA (crédito fiscal). La diferencia es lo que pagas al fisco.
En la app, cada vez que registras un gasto o compra puedes indicar si incluye IVA. El sistema acumula todo para mostrarte el balance en el resumen.
Diferencia entre Flujo de caja y Rentabilidad
¿Qué es el costo de lo vendido (COGS)?
Es lo que te costaron los productos que vendiste. Si compras un repuesto en $5.000 y lo vendes en $12.000, el costo es $5.000 y tu margen bruto es $7.000. Registra el precio de costo en cada producto para que este cálculo funcione.
¿Qué es el ticket promedio?
El monto promedio de cada transacción. Si hiciste 50 transacciones y cobraste $5.000.000, tu ticket promedio es $100.000.
¿Qué es la tasa de cobranza?
El porcentaje del dinero facturado que efectivamente cobraste. Si facturaste $10.000.000 y cobraste $8.000.000, tu tasa es 80%.
Preguntas frecuentes
¿Necesito abrir y cerrar caja todos los días?
No es obligatorio. La caja es opcional, sirve principalmente para controlar efectivo. Puedes activar o desactivar en Ajustes.
¿Los movimientos se crean automáticamente?
Sí. Cada cobro, venta, gasto o sueldo crea el movimiento automáticamente.
¿Puedo corregir un movimiento incorrecto?
No puedes editarlo, pero puedes anularlo desde Movimientos. Queda marcado pero no se elimina.
¿Por qué el resumen muestra números diferentes?
Flujo de caja incluye IVA (brutos) y Rentabilidad no (netos). Ambos son correctos, miden cosas diferentes.
¿Los gastos fijos se descuentan automáticamente?
No. Son un recordatorio. Tú registras manualmente cuando pagas, porque el monto puede variar.
¿Qué pasa si tengo varias sucursales?
El módulo filtra automáticamente por la sucursal activa. Cambia de sucursal desde el selector en la barra superior.
¿Puedo descargar reportes?
Sí. PDFs desde el Resumen. Excel desde Movimientos, Gastos, Compras, Equipamiento y Cobranza.