Con la pantalla Garantías sabes qué trabajos siguen cubiertos, cuándo vence cada garantía y qué pasó con cada reclamo: si un cliente vuelve con la misma falla, registras el reclamo, abres la orden de retrabajo y llevas la cuenta de cuánto te costó.
Antes de empezar
- Cada orden de trabajo tiene su propia garantía. La pantalla Garantías no se llena a mano: muestra las órdenes del taller con la garantía que tiene cada una.
- La garantía empieza a correr cuando entregas la orden. Mientras el vehículo sigue en el taller, la garantía aparece como Pendiente y dice «Empieza al entregar».
- La pantalla Garantías está dentro de Administración, junto a Finanzas, Inventario y Empleados.
Define cuánto dura la garantía
1. Ve a Ajustes → Personalización → Órdenes de Trabajo y baja hasta Garantía predeterminada (meses). Escribe los meses que das normalmente (por ejemplo, 6). Ese plazo es el que llevan tus órdenes por defecto.
2. Si un trabajo en particular lleva otro plazo, ábrelo y entra a la pestaña Condiciones del panel derecho. En Garantía escribe el número y elige Días, Meses o Años. Debajo verás el resumen, por ejemplo «6 meses de garantía», la fecha en que vence y los días que quedan.
3. En la misma pestaña, Términos y condiciones muestra el texto que sale en los documentos (la letra chica de tu garantía). Si esta orden necesita un texto distinto, usa Editar para esta orden.
Revisa todas las garantías del taller
4. Entra a Administración y haz clic en la pestaña Garantías. Arriba verás cuatro cifras:
- Activas: trabajos entregados que siguen cubiertos.
- Por vencer: garantías que vencen en 15 días o menos.
- Pendientes: órdenes que aún no se entregan, cuya garantía empezará al entregar.
- Vencidas: garantías cuyo plazo ya terminó.
5. En la tabla, cada fila muestra la orden, el cliente, el vehículo y la columna Vence: la fecha y los días que quedan, o el plazo con la nota «Empieza al entregar» si la orden no se ha entregado. La flecha del final abre la orden.
6. Usa los filtros Vigentes, Pendientes, Por vencer, Vencidas y Todas, y el buscador para encontrar una garantía por orden, cliente, marca, modelo o placa. Es la forma más rápida de responder cuando un cliente llama y pregunta «¿mi auto todavía tiene garantía?».
7. Con Exportar descargas la lista en un archivo Excel.
Entrega el certificado de garantía
8. En la fila de la orden, pulsa Certificado. Se descarga un PDF con los datos del taller, el cliente, el vehículo, la duración de la garantía, las fechas Válida desde y Válida hasta, qué cubre, una línea para la firma del cliente y un código QR para ver el seguimiento.
Registra un reclamo cuando el cliente vuelve
9. Busca la orden original en la lista de garantías y pulsa Reclamo. La ventana Reclamo de garantía muestra arriba el vehículo y hasta cuándo está cubierto.
10. En Motivo del reclamo describe la falla por la que vuelve el cliente. Por ejemplo: «El pedal de freno se siente esponjoso otra vez, a dos semanas de la entrega».
11. Deja marcada la casilla Crear orden de garantía vinculada si vas a revisar el vehículo: se crea una orden nueva (retrabajo) para el mismo cliente y el mismo vehículo, ligada al reclamo.
12. En Costo de retrabajo estimado (opcional) anota lo que le costará al taller cubrir la garantía, y pulsa Registrar reclamo. Puedes ajustar el costo después.
13. La orden de garantía queda creada en Órdenes, en estado Pendiente, con el tipo Garantía marcado y el motivo «Reclamo de garantía de la orden OT-00010. Motivo: …». Trabájala como cualquier otra orden.
Sigue y cierra el reclamo
14. Vuelve a Administración → Garantías y abre la pestaña Reclamos. Arriba verás cuántos reclamos están Abiertos, En proceso y Resueltos, y el Costo retrabajo acumulado. La tabla muestra la orden original, el cliente, el motivo, la orden de garantía (con enlace), el costo y el estado.
15. Pulsa Gestionar en el reclamo. Elige el estado (Abierto, En proceso, Resuelto o Rechazado), corrige el Costo de retrabajo si cambió y escribe en Resolución / notas qué se hizo o qué se acordó con el cliente. Pulsa Guardar. Desde la misma ventana, Ver orden de garantía te lleva a la orden de retrabajo.
Mira cuánto te cuestan las garantías
16. En la pestaña Reportes elige Este mes, Este año o Todo. Verás la Tasa de retorno (qué parte de tus garantías terminó en reclamo), el número de Reclamos, el Costo retrabajo y las Garantías totales.
17. Más abajo, Retrabajo por técnico muestra cuántos reclamos y cuánto costo de retrabajo tiene cada técnico, y Órdenes con más reclamos te muestra qué trabajos se repiten. Si un mismo tipo de trabajo vuelve una y otra vez, conviene revisar el procedimiento o el proveedor del repuesto.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo cuenta la garantía?
Desde la entrega de la orden. Antes de entregarla, la garantía aparece como Pendiente con la nota «Empieza al entregar»; al entregarla, la columna Vence muestra la fecha exacta y los días que quedan.
¿Puedo dar una garantía distinta a un solo trabajo?
Sí. Abre la orden, entra a Condiciones y cambia el número y la unidad en Garantía (días, meses o años). El ajuste de Personalización solo define el plazo por defecto.
¿Tengo que crear siempre una orden de garantía al registrar un reclamo?
No. Si solo quieres dejar constancia del reclamo, desmarca Crear orden de garantía vinculada antes de pulsar Registrar reclamo. Si vas a trabajar en el vehículo, conviene crearla para que el retrabajo quede registrado como una orden más.
¿Qué significa el costo de retrabajo?
Es lo que le cuesta al taller cubrir la garantía: repuestos y horas que no le cobras al cliente. Se suma en el total acumulado de Reclamos y en los Reportes, y lo puedes corregir desde Gestionar.
¿Cómo sé qué garantías están por vencer?
Mira la cifra Por vencer o usa el filtro del mismo nombre: muestra las garantías que vencen en 15 días o menos. Es un buen momento para llamar al cliente y ofrecerle una revisión.